この記事を書いている2022年の2月はコロナが大流行しており、アップリーチは原則リモートワークとなっています。今回はそんなリモートワーク時に特に活躍する、Google スプレッドシートについてお話ししようと思います。
簡単に情報を共有でき、かつ無料で使えるのでとても便利なツールですが注意すべき点もあるので、しっかりと内容を把握し、活用していきましょう。
Google スプレッドシートとは
名前の通り、Googleが提供している表計算のアプリとなります。
一番の特徴はクラウド上で利用するものとなっており、複数人で同じファイルを同時に利用することが出来ることです。
また関数や式を使用することが出来、表計算ソフトの代名詞であるExcelとの互換性も少なからず有しています。
Excelで同様の事を行おうとすると、ファイルをサーバ上において共有化して編集する、という手段を以前まではとっていました。
しかしこの手段はファイルの破損が多く、せっかく編集したファイルが見れなくなった、なんてこともしばしば・・・
そのためGoogle スプレッドシートでは安定して複数人の同時編集が可能な事と、サーバ等を用意する必要が無いため、仕事やプライベート問わず活用されています。
スプレッドシートの始め方
Google スプレッドシート利用の前提としては、Google アカウントを所有していること、インターネットに接続できる環境があること、があげられます。
ただそれ以外に関しては特に準備の必要はなく、こちらにアクセスし、新規作成を選択すれば作成完了です。
操作に関してはExcelを使用したことがある人であれば同じ感覚で使用することが出来ます。
色々な活用方法
Google スプレッドシートの活用方法ですが、上記の通り基本的にはExcelと同様です。
そのため、全てではありませんがExcelで使用できる関数等を使用することが出来ます。
以下の例はvlookupを使用した際の動作ですが、以下のようにExcelで使用する場合と同様の結果を返してくれます。
図にはありませんが、xlookupを使用することもできました。参考までに、以下が対応関数の一覧になります。
対応関数一覧
またExcelとの互換性ですが、複雑なものでなければExcelファイルをGoogle スプレッドシートで開くこともできます。
Google スプレッドシートを使用するからExcelは使わなくなる、ということはなく、両方を使いこなせるスキルが必要だと思いますので、互換性があることは便利ですね。
ただ、あくまで別のアプリになるため、完璧に表示することは難しく微調整は必要かと思いますので、その辺は要注意です。
セキュリティに関する注意点
ここまでGoogle スプレッドシートの良い点を挙げてきましたが、注意すべき点もあります。
Google スプレッドシートはその特性上、複数人で利用することが前提となりますが、セキュリティをしっかりしていないと、情報漏洩につながったり、予期せぬトラブルを招く可能性もあります。
例えば、
「ファイルを作成したので以下にアクセスしてください。
https://docs.google.com/spreadsheets/＊＊＊＊/＊＊＊＊～」
といった案内を出した場合、記載されたURLを知っている人は誰でもアクセス出来てしまいます。
「いやいや、URLは複雑だし大丈夫でしょう」と思う人もいるかもしれませんが、
URLを記載されたメールやチャットごと漏洩するかもしれません。
少なくとも仕事で使用する場合、アクセスできる人間を把握出来ていないという事はセキュリティ上問題があると判断されますので、必ずアクセスできるユーザの制限をかけましょう。
では制限の設定方法ですが、以下のようになります。
画面右上の「共有」を押下すると設定用のPopUP画面が表示されますので、閲覧対象を「制限付き」に設定すれば対応完了です。
次にアクセス制限をかけると、ユーザを追加登録することが出来ます。
登録後、登録済ユーザが一覧表示され、一覧にいないユーザはアクセスする事は出来ません。
未登録ユーザはオーナーに申請を送ることでアクセス許可を求めることが出来ます。
この場合、当然ながらオーナーは申請者のアクセス許可を行うことが出来ますが、アクセス許可自体は「編集者」権限を持っているユーザでも可能です。
まとめ
現在Google スプレッドシートにはExcelほど簡単にパスワードでロックをかけることが出来ません。
個人的な考えですがそういった事もあり、加えてWeb上のファイルということからも、セキュリティに関してはExcelより低い印象があります。
そのため個人情報や会社の経営に関する情報等、情報漏洩がクリティカルなリスクを伴うものに関しては、Google スプレッドシートの利用を考慮した方が良いかもしれません。
また、パスワードに関するのセキュリティ観点に関してはWebアプリケーションのセキュリティ対策②も参考になります。
このように注意すべき点はありますが、無料で使用できる便利なツールになり、今後Excelと合わせて使えて当然のツールになるとも思いますので、セキュリティ面はしっかり押さえて活用してみましょう。
